Bevor ein Projekt überhaupt startet, steht eine Frage im Raum: Was kostet das eigentlich? Der größte Posten ist in fast allen Dienstleistungs- und IT-Projekten nicht Material oder Software, sondern Arbeitszeit. Wer die Arbeitskosten falsch kalkuliert, arbeitet entweder mit Verlust oder verliert das Angebot an günstigere Mitbewerber. Dieser Ratgeber zeigt dir, wie du Personalkosten in Projekten sauber berechnest.
Die Grundformel: Stunden mal Stundensatz
Im Kern sind Arbeitskosten einfach: Du multiplizierst die geschätzten Arbeitsstunden mit dem jeweiligen Stundensatz. Bei mehreren Personen mit unterschiedlichen Sätzen addierst du die Teilkosten:
- Arbeitskosten = Summe über alle Rollen von (Stunden × Stundensatz)
- Beispiel: 40 Std. Entwicklung × 90 € + 12 Std. Projektleitung × 110 € = 3.600 € + 1.320 € = 4.920 €
Genau diese Rechnung nimmt dir der Arbeitskosten Projekt Rechner ab: Du trägst Stunden und Stundensatz ein und erhältst die Personalkosten des Projekts sofort, ohne dich in Tabellen zu verzetteln.
Interner Satz oder Angebotspreis?
Ein häufiger Fehler ist die Verwechslung zweier völlig unterschiedlicher Zahlen. Der interne Kostensatz beschreibt, was eine Stunde Arbeit das Unternehmen tatsächlich kostet – also Gehalt, Lohnnebenkosten, Arbeitsplatz, Software und anteilige Gemeinkosten. Der externe Satz ist der Preis, den du dem Kunden in Rechnung stellst, und enthält zusätzlich deinen Gewinnaufschlag.
Für die Kalkulation deiner echten Projektkosten rechnest du mit dem internen Satz. Für das Angebot an den Kunden nutzt du den externen Satz. Die Differenz ist dein Deckungsbeitrag. Wenn du wissen willst, wie hoch dein interner Satz wirklich liegen muss, hilft der Personalkosten Rechner, der die Arbeitgeber-Gesamtkosten inklusive Lohnnebenkosten ausweist.
Stunden realistisch schätzen
Die Multiplikation ist trivial – die Kunst liegt in der Schätzung der Stunden. Bewährt haben sich diese Ansätze:
- Bottom-up: Zerlege das Projekt in Arbeitspakete und schätze jedes einzeln. Die Summe ist genauer als eine Bauchschätzung für das Ganze.
- Drei-Punkt-Schätzung: Notiere für jedes Paket einen optimistischen, einen wahrscheinlichen und einen pessimistischen Wert und gewichte sie (z. B. (O + 4·W + P) / 6).
- Erfahrungswerte: Vergleichbare abgeschlossene Projekte sind die beste Datenquelle. Dokumentiere deshalb immer Soll und Ist.
Puffer und Nebenzeiten nicht vergessen
Reine Bearbeitungszeit ist nicht alles. Abstimmung, Meetings, Dokumentation, Korrekturschleifen und Einarbeitung fressen schnell 20–30 % zusätzliche Stunden. Plane diese Nebenzeiten explizit ein, statt sie zu ignorieren – sonst rutscht das Projekt in die roten Zahlen. Ein Risikopuffer von 10–15 % auf die Gesamtsumme ist bei unsicheren Anforderungen angemessen.
Vergiss außerdem nicht, dass nicht jede bezahlte Arbeitsstunde abrechenbar ist. Urlaub, Krankheit und interne Tätigkeiten reduzieren die produktiv nutzbare Zeit erheblich. Genau deshalb liegt der nötige Verrechnungssatz oft deutlich über dem reinen Bruttostundenlohn.
Vom Aufwand zum belastbaren Angebot
Hast du die internen Arbeitskosten ermittelt, schlägst du Gewinnmarge, Material und sonstige Kosten auf. Daraus entsteht der Angebotspreis. Behalte während des Projekts den Ist-Aufwand im Blick und vergleiche ihn laufend mit der Kalkulation – so erkennst du Abweichungen früh genug, um gegenzusteuern.
Weitere passende Helfer für deine Kalkulation findest du in der Sammlung der kotsch.tech Webtools, etwa für Stundensätze, Margen und Deckungsbeiträge. Mit einer sauberen Stundenschätzung und dem richtigen Satz wird aus einem groben Bauchgefühl eine belastbare Zahl, auf die du dein Angebot stellen kannst.