Wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird, möchtest du dem Kunden nicht nur den offenen Betrag berechnen, sondern auch deinen Aufwand und den Zinsverlust ausgleichen. Genau dafür gibt es Mahngebühren und Verzugszinsen. Beide sind gesetzlich geregelt – und genau hier machen viele Selbstständige Fehler, indem sie entweder zu wenig oder unzulässig viel verlangen. Dieser Ratgeber erklärt, was du im Zahlungsverzug tatsächlich fordern darfst.
Wann tritt der Zahlungsverzug ein?
Bevor du überhaupt etwas berechnen kannst, muss sich der Kunde im Verzug befinden. Das passiert in drei typischen Fällen:
- Wenn auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsziel genannt ist (z. B. "zahlbar bis 30.04.") und dieses verstrichen ist.
- Wenn du nach Fälligkeit eine Mahnung schickst – ab deren Zugang beginnt der Verzug.
- Automatisch 30 Tage nach Zugang der Rechnung, sofern der Schuldner kein Verbraucher ist oder auf diese Folge auf der Rechnung hingewiesen wurde.
Erst ab dem Verzugsbeginn darfst du Verzugszinsen verlangen. Vorher entstehen keine Ansprüche, egal wie ärgerlich die verspätete Zahlung ist.
Wie hoch dürfen Verzugszinsen sein?
Die Höhe der Verzugszinsen richtet sich nach dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank, der halbjährlich angepasst wird. Darauf kommt ein gesetzlicher Aufschlag:
- Bei Verbrauchern: Basiszinssatz plus 5 Prozentpunkte.
- Bei Geschäftskunden (B2B): Basiszinssatz plus 9 Prozentpunkte.
Liegt der Basiszinssatz beispielsweise bei 3,37 Prozent, ergeben sich bei einem Geschäftskunden 12,37 Prozent Verzugszinsen pro Jahr. Diese werden anteilig für die Tage berechnet, in denen sich der Kunde im Verzug befindet. Mit dem Mahngebühr Rechner gibst du einfach den offenen Betrag, den Zinssatz und die Verzugstage ein und bekommst Verzugszinsen plus Mahngebühr sofort als Summe ausgegeben – ohne dass du die Tageszinsen von Hand ausrechnen musst.
Mahngebühren: nur der echte Aufwand
Anders als oft angenommen, darfst du keine pauschale Strafgebühr verlangen. Erstattungsfähig sind nur die tatsächlichen Kosten, die durch die Mahnung entstehen – also Porto und Material. In der Praxis sind das meist 2,50 bis 5 Euro pro Mahnung. Höhere Pauschalen (etwa 10 Euro für eine simple Erinnerungs-E-Mail) sind rechtlich angreifbar.
Eine wichtige Ausnahme im Geschäftsverkehr: Gegenüber Unternehmen darfst du zusätzlich eine pauschale Verzugskostenpauschale von 40 Euro geltend machen. Diese deckt den internen Bearbeitungsaufwand ab und ist unabhängig von den Mahnkosten.
So berechnest du den Gesamtbetrag
Der zu fordernde Betrag setzt sich zusammen aus offener Hauptforderung, Verzugszinsen für den Zeitraum und den erstattungsfähigen Mahnkosten. Ein Beispiel: 1.000 Euro offen, 30 Tage Verzug bei 12 Prozent Jahreszins ergeben rund 9,86 Euro Zinsen plus etwa 5 Euro Mahngebühr – zusammen also etwa 1.014,86 Euro.
Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, sollte den Skonto-Spielraum und Zahlungsfristen sauber kalkulieren. Dabei hilft dir der Skonto Rechner, und für die gerechte Aufteilung gemeinsamer Rechnungen findest du weitere Werkzeuge in unserer Sammlung der Webtools.
Häufige Fehler beim Mahnen
Viele setzen die Verzugszinsen falsch an, weil sie den B2B- und B2C-Satz verwechseln. Andere verlangen unzulässig hohe Mahnpauschalen oder beginnen die Zinsberechnung schon ab dem Rechnungsdatum statt ab Verzugsbeginn. Ein sauber dokumentierter Verzugsbeginn und ein korrekt berechneter Zinsbetrag sind nicht nur fair, sondern auch im Streitfall vor Gericht belastbar.
Fazit
Mahngebühren und Verzugszinsen sind kein Strafinstrument, sondern ein legitimer Ausgleich für deinen Aufwand und den Zinsverlust. Wer den Verzugsbeginn richtig bestimmt, den passenden Zinssatz wählt und nur die tatsächlichen Mahnkosten ansetzt, ist rechtlich auf der sicheren Seite. Der Mahngebühr Rechner nimmt dir die Rechenarbeit ab und sorgt dafür, dass deine Forderung von Anfang an stimmt.