Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung – sie ist ein steuerlich relevantes Dokument mit gesetzlich festgelegtem Inhalt. Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Kunde keine Vorsteuer ziehen, und du riskierst Ärger bei der Betriebsprüfung. Seit 2025 kommt mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich eine weitere Dimension hinzu. Dieser Leitfaden fasst zusammen, was 2026 auf eine korrekte Rechnung gehört und welche Formvorschriften du als Selbstständiger kennen musst.
Die Pflichtangaben nach § 14 UStG
Für eine vollwertige Rechnung schreibt das Umsatzsteuergesetz folgende Angaben vor:
- vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
- vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
- die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers,
- das Ausstellungsdatum der Rechnung,
- eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer,
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung,
- der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung,
- das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Nettoentgelt,
- der anzuwendende Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag,
- im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts (z. B. Skonto).
Die Rechnungsnummer muss eindeutig sein, darf aber Buchstaben, Bereiche und Jahreszahlen enthalten. Lückenlosigkeit ist nicht zwingend, doppelte Nummern sind dagegen unzulässig.
Die Kleinbetragsrechnung
Für Rechnungen mit einem Bruttobetrag bis 250 Euro gelten erleichterte Anforderungen. Hier genügen Name und Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Bruttobetrag und der Steuersatz. Empfängerangaben, Steuernummer und fortlaufende Rechnungsnummer können entfallen. Praktisch betrifft das viele Quittungen aus dem Tagesgeschäft.
Besonderheiten für Kleinunternehmer
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Auf der Rechnung darf dann keine Umsatzsteuer stehen, stattdessen gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung hinein, etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Wer das vergisst und versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese trotzdem dem Finanzamt – ein teurer Fehler. Ob du überhaupt unter die Kleinunternehmerregelung fällst, prüfst du mit dem Kleinunternehmer-Grenze-Rechner.
Reverse-Charge und Auslandsrechnungen
Geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger über – etwa bei bestimmten Bauleistungen oder grenzüberschreitenden B2B-Dienstleistungen –, weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern ergänzt den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Bei innergemeinschaftlichen Leistungen gehören außerdem beide USt-IdNr. auf die Rechnung.
Die E-Rechnungspflicht im B2B
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen. Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne ist kein einfaches PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach europäischer Norm (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), der maschinell verarbeitbar ist.
Für das aktive Versenden gelten Übergangsfristen:
- Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papier- oder einfache PDF-Rechnungen an Geschäftskunden senden, sofern der Empfänger zustimmt.
- Für kleinere Unternehmen mit geringem Vorjahresumsatz gilt eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027.
- Ab 2028 ist die strukturierte E-Rechnung im B2B grundsätzlich verpflichtend.
Rechnungen an reine Privatkunden (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Da sich die Fristen und Schwellenwerte ändern können, lohnt ein Blick auf den aktuellen Stand, bevor du deine Rechnungsprozesse umstellst.
Rechnungen richtig nummerieren und archivieren
Lege ein nachvollziehbares Nummernsystem fest, etwa nach Jahr und laufender Nummer. Rechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren, und zwar in dem Format, in dem sie ausgestellt oder empfangen wurden. Eine E-Rechnung muss also auch im strukturierten Format revisionssicher archiviert bleiben – ein ausgedrucktes PDF reicht nicht. Mehr zu den Archivierungsregeln findest du in unseren weiteren Steuer-Ratgebern.
Skonto, Zahlungsziel und Mahnwesen
Ein klares Zahlungsziel und gegebenenfalls ein Skontosatz gehören zwar nicht zu den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, sind aber kaufmännisch sinnvoll. Formuliere präzise, etwa „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“. Vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonto müssen aber auf der Rechnung erkennbar sein, damit die Umsatzsteuer korrekt zugeordnet werden kann. Für die Kalkulation deiner Preise und Margen helfen die kostenlosen Webtools.
Anzahlungs-, Storno- und Gutschriftsrechnungen
Neben der klassischen Leistungsrechnung gibt es Sonderformen, die ebenfalls den Pflichtangaben folgen müssen. Eine Anzahlungsrechnung stellst du, wenn der Kunde vor der vollständigen Leistung zahlt; in der Schlussrechnung sind die bereits erhaltenen Anzahlungen und die darauf entfallende Umsatzsteuer offen abzusetzen, damit nichts doppelt versteuert wird. Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn ist keine Stornorechnung, sondern eine vom Leistungsempfänger ausgestellte Abrechnung – sie muss ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnet sein. Wer eine fehlerhafte Rechnung rückgängig machen will, erstellt dagegen eine Stornorechnung mit negativem Betrag und klarem Bezug zur Ursprungsrechnung. Diese Begriffe werden im Alltag oft verwechselt, was bei einer Prüfung zu Rückfragen führt.
Fremdwährung und Auslandskunden
Rechnest du in einer Fremdwährung ab, darfst du den Rechnungsbetrag in dieser Währung ausweisen, der Umsatzsteuerbetrag muss aber zusätzlich in Euro angegeben werden. Für die Umrechnung gilt grundsätzlich der von der Finanzverwaltung monatlich veröffentlichte Durchschnittskurs oder der amtliche Tageskurs. Bei Leistungen an Privatkunden im EU-Ausland sind außerdem die Regeln zum One-Stop-Shop (OSS) zu beachten: Wer bestimmte Schwellen bei grenzüberschreitenden Verkäufen an Verbraucher überschreitet, muss die Umsatzsteuer des Bestimmungslandes abführen und kann dies gebündelt über das OSS-Verfahren melden. Für Kleinunternehmer und kleine Selbstständige sind solche Fälle seltener, treten aber bei digitalen Produkten schnell auf.
Häufige Fragen
Ist ein PDF eine gültige Rechnung?
Im B2C-Bereich und im B2B während der Übergangsfrist ja, sofern der Empfänger zustimmt und alle Pflichtangaben enthalten sind. Rechtlich gilt ein PDF aber nicht als strukturierte E-Rechnung – das ist für die künftige B2B-Pflicht entscheidend.
Muss ich auf jeder Rechnung meine Steuernummer angeben?
Bei vollwertigen Rechnungen ja – entweder die Steuernummer oder die USt-IdNr. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto kann sie entfallen.
Was tun, wenn eine Rechnung fehlerhaft war?
Du stellst eine korrigierte Rechnung oder ein Korrekturdokument aus, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Die fehlerhafte Rechnung wird nicht einfach gelöscht, sondern nachvollziehbar storniert.
Darf ich Rechnungsnummern jährlich neu beginnen?
Ja, solange jede Nummer im jeweiligen System eindeutig bleibt. Üblich ist eine Kombination aus Jahr und fortlaufender Nummer, etwa 2026-0001.